Leitfaden für Kanzleien
Eine Kanzlei läuft gut, wenn jede Akte einen einzigen Ort hat: Mandant, Beteiligte, Gericht, Fristen, Dokumente und erfasste Zeiten. Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Regeln zusammen und verweist auf ausführliche Antworten.
Die Kanzlei in 5 Schritten organisieren
- Aktenbestand. Erfassen Sie alle laufenden Akten mit Aktenzeichen, Gericht und nächstem Termin.
- Mandanten. Führen Sie Privat- und Unternehmensmandanten in einem Bestand, verknüpft mit ihren Akten.
- Fristenkalender. Tragen Sie jede Frist und Vorfrist in einen gemeinsamen Kalender ein, mit einem Verantwortlichen.
- Vergütung. Schließen Sie die Vergütungsvereinbarung in Textform, bevor Sie nach Zeit abrechnen.
- Zeiten und Dokumente. Erfassen Sie Zeiten pro Akte und legen Sie Dokumente in der Akte ab.
Fristen berechnen und kontrollieren
Der Zustellungstag zählt nicht mit, Monatsfristen enden am gleichnamigen Tag, und ein Fristende am Wochenende oder Feiertag verschiebt sich auf den nächsten Werktag (§ 222 ZPO).
Nach ständiger BGH-Rechtsprechung muss die Kanzlei eine zuverlässige Fristenkontrolle mit Vorfristen organisieren.
Mehr dazu: Wie berechnet man Fristen nach der ZPO?
Mehr dazu: Welche Pflichten hat ein Anwalt bei der Fristenkontrolle?
Vergütung und Zeiterfassung
Ein Zeithonorar braucht eine Vergütungsvereinbarung in Textform nach § 3a RVG und eine nachvollziehbare Zeiterfassung.
Mehr dazu: Was muss eine Vergütungsvereinbarung mit Zeithonorar nach dem RVG enthalten?
Kanzleisoftware und Verschwiegenheit
Cloud-Software ist unter den Voraussetzungen des § 43e BRAO zulässig. Der Gerichtsverkehr läuft über das beA: 4lawyers ist nicht an das beA angebunden und synchronisiert Gerichtsportale nur für Rumänien.
Mehr dazu: Welche Kanzleisoftware passt zu meiner Kanzlei?
Mehr dazu: Darf ein Anwalt Kanzleisoftware in der Cloud nutzen?
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