Darf ein Anwalt Kanzleisoftware in der Cloud nutzen?
Seit 2017 erlaubt das Gesetz ausdrücklich, externe Dienstleister wie Cloud-Anbieter einzubinden. Die Verschwiegenheitspflicht bleibt dabei vollständig beim Anwalt.
Kurze Antwort
- Ja, Anwälte dürfen Dienstleister wie Cloud-Anbieter einbinden (§ 43e BRAO).
- Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen und in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
- Er darf nur Zugang zu den Informationen erhalten, die für seine Leistung erforderlich sind.
- Daneben gelten die Pflichten der DSGVO, insbesondere ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Rechtlicher Rahmen
- § 43a Abs. 2 BRAO: Pflicht zur Verschwiegenheit.
- § 43e BRAO: Inanspruchnahme von Dienstleistungen.
- § 203 StGB: Strafbarkeit der Verletzung von Privatgeheimnissen; die Einbindung erforderlicher Dienstleister ist seit 2017 ausdrücklich geregelt.
- Art. 28 DSGVO: Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Praxisbeispiel
Eine Kanzlei führt ihre Akten künftig in einer Cloud-Software. Vor dem Start schließt sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, verpflichtet den Anbieter in Textform zur Verschwiegenheit und legt fest, dass jede Mitarbeiterin ein eigenes Konto nutzt.
Häufige Fehler
- Software einführen, ohne den Anbieter zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
- Ein gemeinsames Konto für die ganze Kanzlei.
- Mandantendokumente über private E-Mail-Postfächer austauschen.
Wie 4lawyers hilft
- Eigene Konten für jedes Kanzleimitglied statt gemeinsamer Zugangsdaten.
- Akten, Mandanten und Dokumente an einem Ort statt in verstreuten E-Mails.
- Fragen Sie vor Vertragsschluss die Unterlagen zur Auftragsverarbeitung an.