Guida • Digitalizzazione
Digitalizzare lo studio legale: guida passo per passo
Con il PCT il deposito è già telematico, ma in molti studi pratiche, scadenze e ore restano su carta o in fogli separati. Digitalizzare lo studio significa portare tutto questo flusso in un unico sistema. Fatto per fasi, richiede settimane, non mesi.
I passaggi (risposta breve)
- Censisci le pratiche aperte e separa l'archivio di quelle chiuse.
- Scansiona i documenti delle pratiche aperte e collegali alla pratica giusta.
- Sposta tutte le scadenze e le udienze in uno scadenziario comune.
- Attiva la rilevazione del tempo per pratica e collegala alla fatturazione.
- Forma il team e decidi che il gestionale è l'unica fonte ufficiale.
Cosa ottieni
- Trovi una pratica in pochi secondi, non negli armadi.
- Le scadenze sono visibili a tutto il team, anche in caso di assenze.
- Le ore lavorate arrivano in fattura.
- I documenti dei clienti non circolano più in copie incontrollate.
Tabella: fase e risultato
Le fasi della digitalizzazione
| Fase | Risultato |
|---|---|
| Censimento | Sai quante pratiche hai davvero aperte |
| Scansione | Documenti collegati alla pratica |
| Scadenziario | Termini condivisi con avvisi |
| Ore e parcelle | Compensi basati sul lavoro reale |
Errori frequenti
- Scansionare tutto l'archivio storico prima di organizzare le pratiche aperte.
- Tenere in parallelo carta e gestionale senza decidere quale fa fede.
- Confondere la digitalizzazione dello studio con il deposito PCT, che resta sul proprio redattore.
Come ti aiuta 4lawyers
- Pratiche con parti, documenti e stato del giudizio in un unico posto.
- Scadenziario con avvisi interni, rilevazione delle ore e fatturazione tramite 4invoices.
- Nessuna infrastruttura da installare: si lavora dal browser.