Ghid pentru cabinete de avocatură
Un cabinet de avocatură funcționează bine când fiecare dosar are un singur loc: clientul, părțile, instanța, termenele, documentele și onorariul. Acest ghid trece prin organizarea dosarelor, evidența termenelor de judecată, facturarea onorariilor și protecția datelor clienților.
Cum organizezi cabinetul în 6 pași
- Inventarul dosarelor. Listezi dosarele active cu numărul de dosar, instanța, stadiul procesual și clientul reprezentat.
- Evidența clienților. Treci clienții persoane fizice și juridice într-o singură bază, legată de dosarele lor.
- Fluxul de dosare. Stabilești etapele prin care trece un dosar: consultație, dosar deschis, în instanță, soluționat.
- Agenda termenelor. Înregistrezi fiecare termen de judecată și termen procedural în agenda comună a cabinetului.
- Onorarii și facturare. Fixezi onorariul pe dosar (fix, orar sau de succes) și emiți factura către client.
- Acces și confidențialitate. Dai fiecărui avocat și colaborator cont propriu, cu acces doar la ce are nevoie.
Ce înseamnă gestionarea unui cabinet de avocatură
Gestionarea unui cabinet de avocatură înseamnă să știi în orice moment ce dosare ai, în ce stadiu sunt, ce termen urmează și ce onorariu ai de încasat.
Profesia de avocat este reglementată de Legea nr. 51/1995 și de Statutul profesiei de avocat, care impun evidența contractelor de asistență juridică și păstrarea secretului profesional.
Un software de gestiune înlocuiește registrele pe hârtie și fișierele Excel împrăștiate cu o singură evidență, accesibilă întregii echipe.
Detalii: Ce software folosesc cabinetele de avocatură pentru gestionarea dosarelor?
Detalii: Care e cel mai bun program pentru o casă de avocatură mică?
Cum urmărești termenele de judecată
Un termen ratat poate însemna pierderea unei căi de atac, deci termenele se țin într-o agendă comună, nu în agenda personală a fiecărui avocat.
Termenele de judecată se pot verifica pe portalul instanțelor (portal.just.ro), după numărul dosarului.
- Apelul se declară, de regulă, în 30 de zile de la comunicarea hotărârii (art. 468 Cod procedură civilă).
- Recursul se declară, de regulă, în 30 de zile de la comunicare (art. 485 Cod procedură civilă).
- Contestația la executare se introduce, de regulă, în 15 zile (art. 715 Cod procedură civilă).
Detalii: Cum țin evidența termenelor de judecată într-un cabinet de avocatură?
Cum facturezi onorariile
Onorariul se stabilește prin contractul de asistență juridică: poate fi fix, orar sau de succes, ori o combinație.
Pentru fiecare dosar notezi onorariul convenit și sumele încasate, ca să vezi rapid ce mai ai de facturat.
Facturile către clienții persoane juridice din România se transmit prin sistemul RO e-Factura.
Detalii: Cum facturez onorariile și orele lucrate pe un dosar?
Cum protejezi datele clienților
Datele clienților unui avocat sunt date cu caracter personal protejate de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și, în plus, de secretul profesional.
Regula practică: fiecare persoană din cabinet are cont propriu și vede doar dosarele de care are nevoie; nu se folosesc conturi comune.
Detalii: Cum păstrez confidențialitatea datelor clienților conform GDPR și secretului profesional?
Organizează-ți cabinetul cu 4lawyers
Dosare, clienți, termene și onorarii într-un singur cont, cu abonament lunar fără contract pe termen lung.