Digitaal dossier • Papieren dossier
Digitaal dossier versus papieren dossier: voordelen voor advocaten
Een papieren dossier is makkelijk te openen maar moeilijk te beheren: één exemplaar, geen zoekfunctie en geen back-up. Een digitaal dossier lost elk van die beperkingen op. Hieronder vindt u de vergelijking tussen digitaal en papier en de concrete voordelen voor advocaten.
De voordelen van het digitale dossier (kort antwoord)
- U zoekt elk document binnen enkele seconden, op zaak, partij of trefwoord.
- Meerdere advocaten werken tegelijk aan dezelfde zaak.
- Back-ups beschermen het dossier tegen fysiek verlies.
- De toegang verloopt via een persoonlijk account, niet via de gedeelde archiefkast.
- Het dossier is gekoppeld aan de procestermijnen en aan de uren die erop zijn geschreven.
Wanneer papier nog zin heeft
- Voor originele stukken die fysiek moeten worden overgelegd.
- Voor handgeschreven handtekeningen die de wet op bepaalde akten vereist.
- Ook dan hoort een gescande kopie in het digitale dossier.
Tabel: papieren dossier versus digitaal dossier
Papieren dossier versus digitaal dossier
| Criterium | Papieren dossier | Digitaal dossier |
|---|---|---|
| Zoeken | Handmatig, via ordners | Direct, op naam of trefwoord |
| Gelijktijdige toegang | Eén advocaat, één dossier | Meerdere advocaten tegelijk |
| Beveiliging | Afgesloten kast, geen toegangslog | Toegang via een gebruikersaccount |
| Continuïteit | Verloren bij brand of verkeerd geplaatst | Back-ups, herstelbaar |
Praktijkvoorbeeld
Een kantoor was gemiddeld 15 minuten kwijt aan het zoeken naar één document in een omvangrijk dossier. Na de overstap naar een doorzoekbaar digitaal dossier daalde die zoektijd tot minder dan een minuut, en konden twee advocaten dezelfde zaak tegelijk voorbereiden.
Hoe 4lawyers u helpt
- Digitaal dossier met de cliënt, de partijen en de bijgevoegde stukken.
- Meerdere teamleden werken aan hetzelfde dossier.
- Het dossier is gekoppeld aan de zittingen en termijnen en aan de facturatie van de honoraria.