AVG • Beroepsgeheim
AVG en het beroepsgeheim van de advocaat: vertrouwelijkheid van cliëntgegevens
De gegevens van de cliënten van een advocatenkantoor zijn dubbel beschermd: door de AVG en door het beroepsgeheim van de advocaat. Een datalek is niet alleen een boete, maar ook een schending van de beroepsregels. Hieronder ziet u hoe u de vertrouwelijkheid van cliëntgegevens beschermt, zonder jargon.
De essentiële maatregelen (kort antwoord)
- Bepaal de rechtsgrond van de verwerking: de uitvoering van de overeenkomst voor juridische bijstand.
- Versleutel de dossiergegevens in rust en tijdens het transport.
- Ken toegangsrechten toe per rol: iedereen ziet alleen de dossiers waaraan hij of zij werkt.
- Houd een toegangslog bij: wie heeft welk dossier wanneer geopend.
- Leg een bewaartermijn voor dossiers vast en beantwoord verzoeken van betrokkenen binnen de wettelijke termijn.
AVG en beroepsgeheim naast elkaar
- Het beroepsgeheim geldt voor alles wat de advocaat over de zaak van de cliënt te weten komt.
- De AVG voegt technische en organisatorische verplichtingen toe: passende beveiligingsmaatregelen (artikel 32 AVG) en melding van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur (artikel 33 AVG).
- Het inzagerecht van een betrokkene doorbreekt het beroepsgeheim jegens derden niet.
- Een goed ingericht systeem respecteert beide tegelijk.
Tabel: vereiste en hoe u eraan voldoet
Vertrouwelijkheidsvereisten voor een advocatenkantoor
| Vereiste | Hoe u eraan voldoet |
|---|---|
| Rechtsgrond | Overeenkomst voor juridische bijstand of wettelijke verplichting |
| Beveiliging | Versleuteling, toegangslog, back-up |
| Toegang | Rolgebaseerde rechten, alleen toegewezen dossiers |
| Incidenten | Melding binnen 72 uur |
Veelgemaakte fouten
- U bewaart dossiers in een niet-versleuteld bestand dat het hele team kan openen.
- U heeft geen toegangslog en kunt dus niet aantonen wie een dossier heeft gelezen.
- U gebruikt hostingdiensten buiten de EU zonder passende waarborgen.
Hoe 4lawyers u helpt
- Dossiers, cliënten en documenten staan in één systeem, niet in bestanden die op meerdere computers zijn gekopieerd.
- Toegang verloopt via een gebruikersaccount, uitsluitend voor het team van het kantoor.
- Organisatorische maatregelen (beleid, bewaartermijnen, het beantwoorden van verzoeken) blijven de verantwoordelijkheid van het kantoor als verwerkingsverantwoordelijke.