Dossier électronique • Papier
Dossier électronique vs dossier papier : avantages pour les avocats
Le dossier papier est simple à ouvrir et difficile à gérer : un seul exemplaire, aucune recherche, aucune sauvegarde. Le dossier électronique lève chacune de ces limites. Vous trouverez ci-dessous la comparaison entre dossier électronique et dossier papier, ainsi que les avantages concrets pour un cabinet d'avocats.
Les avantages du dossier électronique (réponse courte)
- Retrouvez n’importe quel document en quelques secondes, par dossier, partie ou mot-clé.
- Plusieurs avocats travaillent en même temps sur le même dossier.
- Les copies de sauvegarde protègent le dossier contre la perte physique.
- L’accès se fait avec un compte utilisateur, et non par une armoire commune.
- Le dossier est relié à ses échéances d’audience et aux heures qui y sont consacrées.
Quand le papier garde son utilité
- Pour les originaux qui doivent être déposés physiquement auprès de la juridiction.
- Pour les signatures manuscrites exigées par la loi sur certains actes.
- Même dans ces cas, une copie numérisée rejoint le dossier électronique.
Tableau : dossier papier vs dossier électronique
Dossier papier vs dossier électronique
| Critère | Dossier papier | Dossier électronique |
|---|---|---|
| Recherche | Manuelle, dans les classeurs | Instantanée, par nom ou mot-clé |
| Accès simultané | Un seul avocat à la fois | Plusieurs avocats, en parallèle |
| Sécurité | Armoire fermée à clé, sans journal d’accès | Accès par compte utilisateur |
| Continuité | Perdu en cas d’incendie ou de mauvais classement | Copies de sauvegarde, récupérable |
Exemple concret
Exemple : un cabinet passait en moyenne 15 minutes à retrouver un document dans un dossier volumineux. Après le passage à un dossier électronique indexé, la recherche est descendue sous la minute, et deux avocats ont pu préparer le même dossier en parallèle.
Ce que vous apporte 4lawyers
- Un dossier électronique avec le client, les parties et les pièces jointes.
- Plusieurs membres de l’équipe travaillent sur le même dossier.
- Le dossier est relié aux échéances d’audience et à la facturation des honoraires.