RODO • Tajemnica zawodowa
RODO a tajemnica zawodowa adwokata — poufność danych klientów
Dane klientów kancelarii prawnej są chronione podwójnie: przepisami RODO i tajemnicą zawodową. Wyciek to nie tylko ryzyko kary, lecz także naruszenie zasad etyki zawodowej. Poniżej pokazujemy, jak chronić poufność danych klientów, bez zbędnego żargonu.
Najważniejsze działania (krótka odpowiedź)
- Określ podstawę prawną przetwarzania — zwykle jest nią wykonanie umowy o świadczenie pomocy prawnej.
- Zapytaj dostawcę oprogramowania, jak chronione są dane akt: szyfrowanie, kopie zapasowe i miejsce przechowywania.
- Ustal dostęp według ról: każdy widzi tylko sprawy, w których uczestniczy.
- Ustal okres przechowywania akt sprawy i zasady usuwania danych po jego upływie.
- Miej procedurę odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, i zgłaszania naruszeń.
RODO a tajemnica zawodowa
- Tajemnica zawodowa obejmuje wszystko, czego prawnik dowiaduje się w związku ze sprawą klienta.
- RODO dokłada obowiązki techniczne i organizacyjne: odpowiednie środki bezpieczeństwa (art. 32) oraz zgłaszanie naruszeń (art. 33).
- Prawo dostępu osoby, której dane dotyczą, nie obejmuje informacji objętych tajemnicą zawodową innych osób.
- Dobrze skonfigurowany system respektuje oba obowiązki jednocześnie.
Tabela: wymaganie i sposób jego spełnienia
Wymagania poufności dla kancelarii prawnej
| Wymaganie | Jak je spełnić |
|---|---|
| Podstawa prawna | Umowa o świadczenie pomocy prawnej lub obowiązek ustawowy |
| Bezpieczeństwo | Szyfrowanie, kopie zapasowe, weryfikacja dostawcy |
| Dostęp | Uprawnienia według ról, tylko do przydzielonych spraw |
| Naruszenia | Zgłoszenie do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin |
Częste błędy
- Trzymasz akta w niezaszyfrowanym pliku, dostępnym dla całego zespołu.
- Nie wiesz, kto i kiedy miał dostęp do akt, więc nie możesz tego wykazać przed organem nadzorczym.
- Korzystasz z usług hostingowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym bez odpowiednich gwarancji.
Jak pomaga 4lawyers
- Sprawy, klienci i dokumenty są w jednym systemie, a nie w plikach kopiowanych na kilka komputerów.
- Dostęp odbywa się przez konto użytkownika, wyłącznie dla zespołu kancelarii, z podziałem na role.
- Zasady organizacyjne (polityki, okresy przechowywania, odpowiedzi na żądania) pozostają po stronie kancelarii jako administratora danych.