Przewodnik • Akta elektroniczne
Akta elektroniczne czy papierowe — korzyści dla kancelarii prawnych
Papierowe akta łatwo założyć, ale trudno nimi zarządzać: jest jeden egzemplarz, brak wyszukiwania i brak kopii zapasowej. Akta elektroniczne usuwają każde z tych ograniczeń. Poniżej porównujemy akta elektroniczne z papierowymi i pokazujemy konkretne korzyści dla kancelarii prawnej w Polsce.
Korzyści akt elektronicznych (krótka odpowiedź)
- Znajdziesz dowolny dokument w kilka sekund — po sprawie, stronie lub słowie kluczowym.
- Kilku adwokatów lub radców prawnych może równocześnie pracować nad tą samą sprawą.
- Kopie zapasowe chronią akta przed utratą na skutek zniszczenia lub zagubienia papieru.
- Dostęp odbywa się przez konto użytkownika, a nie przez wspólną szafę z segregatorami.
- Akta są powiązane z terminami rozpraw i z godzinami poświęconymi na sprawę.
Kiedy papier nadal ma sens
- Dla oryginałów dokumentów, które trzeba złożyć w sądzie w formie papierowej.
- Dla podpisów własnoręcznych wymaganych przepisami przy niektórych pismach.
- Nawet wtedy skan kopii trafia do elektronicznych akt sprawy.
Tabela: akta papierowe a akta elektroniczne
Akta papierowe a akta elektroniczne
| Kryterium | Akta papierowe | Akta elektroniczne |
|---|---|---|
| Wyszukiwanie | Ręczne, przez segregatory | Natychmiastowe, po nazwisku lub słowie kluczowym |
| Dostęp równoczesny | Jeden prawnik, jedne akta | Kilku prawników równolegle |
| Bezpieczeństwo | Zamknięta szafa, bez kontroli dostępu | Dostęp przez konto użytkownika |
| Ciągłość | Utracone, gdy spłoną lub się zagubią | Kopie zapasowe, możliwość odzyskania |
Przykład poglądowy
Przykład poglądowy: kancelaria spędzała średnio 15 minut na odnalezieniu jednego dokumentu w obszernych aktach. Po przejściu na zindeksowane akta elektroniczne wyszukiwanie zajmowało mniej niż minutę, a dwóch prawników mogło równolegle przygotowywać pisma w tej samej sprawie.
Jak pomaga 4lawyers
- Elektroniczne akta sprawy z klientem, stronami i załączonymi dokumentami.
- Kilku członków zespołu pracuje nad tą samą sprawą.
- Akta powiązane z terminami rozpraw i z rozliczeniem honorariów.