Sähköinen asiakansio • Paperi
Sähköinen asiakansio vs. paperinen asiakansio: edut asianajajille
Paperinen asiakansio on helppo aloittaa, mutta vaikea hallita: kappale on vain yksi, haku on hidasta eikä varmuuskopiota ole. Sähköinen asiakansio poistaa nämä rajoitteet. Alla näet vertailun sähköisen ja paperisen asiakansion välillä sekä asianajajille tärkeimmät edut.
Sähköisen asiakansion edut (lyhyt vastaus)
- Löydät minkä tahansa asiakirjan sekunneissa asian, osapuolen tai hakusanan perusteella.
- Useat asianajajat voivat työskennellä samassa asiassa yhtä aikaa.
- Varmuuskopiot suojaavat asiakansiota fyysiseltä katoamiselta.
- Pääsy tapahtuu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella, ei yhteisen kaapin kautta.
- Asiakansio on sidottu siihen kirjattuihin määräaikoihin ja tunteihin.
Milloin paperi on yhä järkevä
- Alkuperäisille asiakirjoille, jotka on toimitettava tuomioistuimeen fyysisesti.
- Käsin kirjoitetuille allekirjoituksille, joita laki vaatii tietyissä asiakirjoissa.
- Silloinkin skannattu kopio kuuluu sähköiseen asiakansioon.
Taulukko: paperinen vs. sähköinen asiakansio
Paperinen asiakansio vs. sähköinen asiakansio
| Kriteeri | Paperinen asiakansio | Sähköinen asiakansio |
|---|---|---|
| Haku | Manuaalinen, kansioiden kautta | Välitön, nimen tai hakusanan mukaan |
| Samanaikainen käyttö | Yksi asianajaja, yksi kansio | Useita asianajajia rinnakkain |
| Tietoturva | Lukittu kaappi, ei käyttölokia | Pääsy käyttäjätunnuksella |
| Jatkuvuus | Kadonnut, jos palaa tai katoaa | Varmuuskopioitu ja palautettavissa |
Esimerkki käytännöstä
Esimerkki: toimisto käytti keskimäärin 15 minuuttia yhden asiakirjan etsimiseen laajasta paperikansiosta. Siirryttyään indeksoituun sähköiseen asiakansioon haku lyheni alle minuuttiin, ja kaksi asianajajaa pystyi valmistelemaan samaa asiaa rinnakkain.
Miten 4lawyers auttaa
- Sähköinen asiakansio, johon kuuluvat asiakas, osapuolet ja liitetyt asiakirjat.
- Useat tiimin jäsenet työskentelevät samassa asiassa.
- Asiakansio on yhdistetty oikeudenkäynnin määräaikoihin ja palkkioiden laskutukseen.