GDPR • Vaitiolovelvollisuus
GDPR ja asianajajan vaitiolovelvollisuus: asiakastietojen luottamuksellisuus
Asianajotoimiston asiakastiedot ovat suojattu kahdesti: GDPR:n ja asianajajan vaitiolovelvollisuuden nojalla. Tietovuoto ei ole vain sakko, vaan myös ammattieettinen rikkomus. Alla näet, miten asiakastietojen luottamuksellisuus suojataan ilman turhaa lakikieltä.
Keskeiset toimet (lyhyt vastaus)
- Määritä käsittelyn oikeusperuste: asianajosopimuksen täyttäminen.
- Salaa asiakansioiden tiedot sekä levossa että siirrossa.
- Myönnä pääsy roolin mukaan: jokainen näkee vain työskentelemänsä asiat.
- Pidä käyttölokia: kuka avasi minkä asiakansion ja milloin.
- Määritä asiakansioiden säilytysaika ja vastaa rekisteröidyn pyyntöihin.
GDPR vs. vaitiolovelvollisuus
- Vaitiolovelvollisuus kattaa kaiken, minkä asianajaja saa tietoonsa asiakkaan asiasta.
- GDPR lisää teknisiä ja organisatorisia velvoitteita: asianmukaiset tietoturvatoimet (32 artikla) ja tietoturvaloukkausten ilmoittamisen (33 artikla).
- Rekisteröidyn tarkastusoikeus ei voi syrjäyttää vaitiolovelvollisuutta suhteessa kolmansiin osapuoliin.
- Hyvin määritetty järjestelmä noudattaa molempia samanaikaisesti.
Taulukko: vaatimus ja miten sen täytät
Luottamuksellisuuden vaatimukset asianajotoimistolle
| Vaatimus | Miten se täytetään |
|---|---|
| Oikeusperuste | Asianajosopimus tai lakisääteinen velvoite |
| Tietoturva | Salaus, käyttöloki, varmuuskopiot |
| Pääsy | Roolikohtaiset oikeudet, vain osoitetut asiat |
| Poikkeamat | Ilmoitus 72 tunnin kuluessa |
Yleisiä virheitä
- Asiakansioita pidetään salaamattomassa tiedostossa, johon koko tiimillä on pääsy.
- Käyttölokia ei ole, joten et pysty osoittamaan, kuka on lukenut asiakansion.
- Käytetään EU:n ulkopuolella sijaitsevia palveluita ilman riittäviä suojatoimia.
Miten 4lawyers auttaa
- Asiakansiot, asiakkaat ja asiakirjat ovat yhdessä järjestelmässä, eivät useille tietokoneille kopioituina tiedostoina.
- Pääsy edellyttää käyttäjätunnusta ja rajoittuu toimiston tiimiin.
- Organisatoriset toimet, kuten käytännöt, säilytysajat ja pyyntöihin vastaaminen, jäävät rekisterinpitäjänä toimivan toimiston vastuulle.