GDPR • Advokátní tajemství
GDPR a advokátní tajemství: ochrana důvěrnosti údajů klientů
Údaje klientů advokátní kanceláře jsou chráněny dvakrát: nařízením GDPR a advokátním tajemstvím. Únik není jen pokuta, je to také porušení profesních povinností. Níže uvidíte, jak chránit důvěrnost údajů klientů bez zbytečného žargonu.
Zásadní opatření (stručná odpověď)
- Určete právní základ zpracování: plnění smlouvy o poskytování právních služeb.
- Šifrujte údaje spisů jak v klidu, tak při přenosu.
- Nastavte přístupová práva podle rolí: každý vidí jen spisy, na kterých pracuje.
- Veďte záznam přístupů: kdo otevřel který spis a kdy.
- Stanovte dobu uchovávání spisů a odpovídejte na žádosti subjektů údajů.
GDPR vs. advokátní tajemství
- Advokátní tajemství se vztahuje na vše, co advokát v souvislosti s věcí klienta zjistí.
- GDPR přidává technické a organizační povinnosti: přiměřená bezpečnostní opatření (čl. 32) a oznamování incidentů (čl. 33).
- Právo subjektu údajů na přístup nemůže přebít advokátní tajemství vůči třetím osobám.
- Dobře nastavený systém respektuje obojí zároveň.
Tabulka: požadavek a jak ho splnit
Požadavky na důvěrnost pro advokátní kancelář
| Požadavek | Jak ho splnit |
|---|---|
| Právní základ | Smlouva o poskytování právních služeb nebo zákonná povinnost |
| Bezpečnost | Šifrování, záznam přístupů, zálohy |
| Přístup | Práva podle rolí, jen přidělené spisy |
| Incidenty | Oznámení do 72 hodin |
Časté chyby
- Spisy držíte v nešifrovaném souboru přístupném celému týmu.
- Nemáte záznam přístupů, takže nelze prokázat, kdo spis četl.
- Používáte hostingové služby mimo EU bez přiměřených záruk.
Jak vám pomůže 4lawyers
- Spisy, klienti a dokumenty jsou v jednom systému, ne v souborech kopírovaných na více počítačů.
- Přístup je možný jen s uživatelským účtem a jen pro tým kanceláře.
- Organizační opatření (zásady, doby uchovávání, odpovědi na žádosti) zůstávají odpovědností kanceláře jako správce údajů.