Elektronický spis • Papír
Elektronický spis vs. papírový spis: výhody pro advokáty
Papírový spis se snadno zakládá, ale špatně spravuje: existuje jen jedno vyhotovení, v něm se nedá rychle hledat a nemá zálohu. Elektronický spis tyto limity odstraňuje. Níže najdete srovnání elektronického a papírového spisu a konkrétní výhody pro advokáty.
Výhody elektronického spisu (stručná odpověď)
- Libovolný dokument najdete během vteřin podle spisu, účastníka nebo klíčového slova.
- Na stejném spisu pracuje současně více advokátů.
- Zálohy chrání spis před fyzickou ztrátou.
- Přístup probíhá přes uživatelský účet, ne přes sdílenou skříň.
- Spis je propojen s lhůtami a s hodinami, které na něm byly odpracovány.
Kdy má papír stále smysl
- U originálů listin, které musí být podány u soudu fyzicky.
- U vlastnoručních podpisů, které zákon u některých úkonů vyžaduje.
- I v těchto případech vstoupí do elektronického spisu naskenovaná kopie.
Tabulka: papírový spis vs. elektronický spis
Papírový spis vs. elektronický spis
| Kritérium | Papírový spis | Elektronický spis |
|---|---|---|
| Vyhledávání | Ručně, v pořadačích | Okamžitě, podle jména nebo klíčového slova |
| Současný přístup | Jeden advokát, jeden spis | Více advokátů paralelně |
| Bezpečnost | Zamčená skříň, bez záznamu přístupů | Přístup přes uživatelský účet |
| Kontinuita | Ztracen při požáru nebo při zatoulání | Zálohy, obnovitelný |
Ilustrativní příklad
Příklad: kancelář strávila při hledání dokumentu v rozsáhlém spise v průměru 15 minut. Po přechodu na indexovaný elektronický spis hledání kleslo pod jednu minutu a dva advokáti mohli spis připravovat paralelně.
Jak vám pomůže 4lawyers
- Elektronický spis s klientem, účastníky a připojenými dokumenty.
- Více členů týmu pracuje na stejném spisu.
- Spis je propojen s lhůtami a s fakturací odměny.