Ratgeber • Kanzleisoftware
Kanzleisoftware auswählen: worauf Anwältinnen und Anwälte achten sollten
Eine gute Kanzleisoftware bündelt Akten, Mandanten, Fristen und Abrechnung an einem Ort. Die falsche Wahl verteilt Daten auf Excel-Listen, Papierkalender und Netzlaufwerke. Dieser Ratgeber zeigt, worauf Sie bei der Auswahl einer Kanzleisoftware achten sollten – ausgehend von der täglichen Arbeit in der Kanzlei.
Die wichtigsten Kriterien (Kurzantwort)
- Prüfen Sie die Grundfunktionen: Aktenverwaltung, Mandantenstamm, Fristenkalender, Zeiterfassung je Akte und Rechnungsstellung.
- Klären Sie das Verhältnis zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA): Schriftsätze werden weiterhin über das beA eingereicht – die Software organisiert die Kanzlei, sie ersetzt das beA nicht.
- Fragen Sie, wo die Daten liegen und wie der Anbieter als Dienstleister in die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO und § 43e BRAO eingebunden wird.
- Rechnen Sie die Gesamtkosten: Lizenz, Datenübernahme bestehender Akten und Einarbeitungszeit des Teams.
Funktionen, die im Alltag zählen
- Elektronische Akte mit Beteiligten, Gegnern, Dokumenten und Verfahrensstand.
- Gemeinsamer Fristenkalender statt Fristen im persönlichen Kalender einzelner Anwälte.
- Zeiterfassung je Akte – unverzichtbar bei Stundenhonoraren nach Vergütungsvereinbarung.
- Direkter Weg von den erfassten Stunden zur Mandantenrechnung.
Tabelle: Kanzleisoftware vs. Einzellösungen
Einzellösungen vs. Kanzleisoftware
| Kriterium | Einzellösungen | Kanzleisoftware |
|---|---|---|
| Aktendaten | Verteilt auf Ordner und E-Mails | In der elektronischen Akte gebündelt |
| Fristen | Manuell notiert, leicht übersehen | Im gemeinsamen Fristenkalender mit Hinweisen |
| Abrechnung | Am Monatsende aus dem Gedächtnis | Aus den erfassten Zeiten erstellt |
Häufige Fehler
- Nur nach Preis entscheiden, ohne die Datenverarbeitung durch den Anbieter zu prüfen.
- Eine beA-Anbindung erwarten, wo keine angeboten wird – vorher ausdrücklich nachfragen.
- Die Einarbeitung überspringen: halb genutzte Software erzeugt eine zweite, lückenhafte Ablage.
So unterstützt Sie 4lawyers
- Akten, Mandanten und Dokumente in einer Online-Anwendung.
- Fristenkalender mit kanzleiinternen Hinweisen in der Anwendung.
- Zeiterfassung je Akte und Honorarrechnungen über 4invoices.
- 4lawyers ist nicht an das beA angebunden: Schriftsätze reichen Sie weiter über Ihr beA ein.