Elektroniskt ärende • Papper
Elektroniskt ärende kontra pappersakt: fördelar för advokater
En pappersakt är enkel att börja med och svår att hantera: ett enda exemplar, ingen sökfunktion och ingen säkerhetskopia. Ett elektroniskt ärende löser var och en av dessa begränsningar. Nedan ser du jämförelsen mellan elektroniskt ärende och pappersakt samt de konkreta fördelarna för advokater.
Fördelarna med det elektroniska ärendet (kort svar)
- Du hittar vilket dokument som helst på några sekunder, efter ärende, part eller nyckelord.
- Flera advokater kan arbeta med samma ärende samtidigt.
- Säkerhetskopior skyddar ärendet mot fysisk förlust.
- Åtkomsten sker med ett personligt användarkonto, inte via ett gemensamt arkivskåp.
- Ärendet kopplas till sina tidsfrister i domstol och till de timmar som lagts ned på det.
När pappersakten fortfarande har sin plats
- För originalhandlingar som måste lämnas in fysiskt till domstolen.
- För handskrivna underskrifter som krävs enligt lag på vissa handlingar.
- Även då hamnar en skannad kopia i det elektroniska ärendet.
Tabell: pappersakt kontra elektroniskt ärende
Pappersakt kontra elektroniskt ärende
| Kriterium | Pappersakt | Elektroniskt ärende |
|---|---|---|
| Sökning | Manuell, genom pärmar | Direkt, på namn eller nyckelord |
| Samtidig åtkomst | En advokat, en akt | Flera advokater, parallellt |
| Säkerhet | Låst skåp, ingen åtkomstlogg | Åtkomst med användarkonto |
| Kontinuitet | Förlorad om den brinner upp eller försvinner | Säkerhetskopierad och återställbar |
Verkligt exempel
Exempel: en byrå brukade lägga i genomsnitt 15 minuter på att hitta ett dokument i ett omfattande ärende. Efter övergången till ett indexerat elektroniskt ärende kom sökningen under en minut, och två advokater kunde förbereda samma ärende parallellt.
Så hjälper 4lawyers dig
- Elektroniskt ärende med klienten, parterna och de bifogade dokumenten.
- Flera medlemmar i teamet arbetar med samma ärende.
- Ärendet kopplat till tidsfrister i domstol och till fakturering av arvoden.