Ratgeber • Digitalisierung
Kanzlei digitalisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Seit der aktiven Nutzungspflicht nach § 130d ZPO läuft die Kommunikation mit den Gerichten elektronisch über das beA. Innerhalb vieler Kanzleien liegen Akten, Fristen und Stunden aber weiter auf Papier. Eine Kanzlei zu digitalisieren heißt, diesen internen Ablauf in ein System zu bringen – schrittweise, in Wochen statt Monaten.
Die Schritte (Kurzantwort)
- Erfassen Sie den laufenden Aktenbestand und trennen Sie die abgelegten Akten.
- Scannen Sie die Unterlagen laufender Akten und ordnen Sie sie der richtigen Akte zu.
- Übertragen Sie alle Fristen und Termine in einen gemeinsamen Fristenkalender.
- Führen Sie die Zeiterfassung je Akte ein und verbinden Sie sie mit der Abrechnung.
- Schulen Sie das Team und legen Sie fest, dass die Software die maßgebliche Ablage ist.
Was Sie gewinnen
- Eine Akte ist in Sekunden gefunden, nicht im Aktenschrank.
- Fristen sind für das ganze Team sichtbar, auch in Vertretungsfällen.
- Gearbeitete Stunden landen auf der Rechnung.
- Mandantenunterlagen kursieren nicht mehr in unkontrollierten Kopien.
Tabelle: Schritt und Ergebnis
Schritte der Kanzleidigitalisierung
| Schritt | Ergebnis |
|---|---|
| Aktenbestand | Klarer Überblick über laufende Mandate |
| Scannen | Dokumente der Akte zugeordnet |
| Fristenkalender | Gemeinsame Fristen mit Hinweisen |
| Zeiten und Rechnungen | Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand |
Häufige Fehler
- Das gesamte Archiv scannen, bevor die laufenden Akten geordnet sind.
- Papier und Software parallel führen, ohne festzulegen, was maßgeblich ist.
- Kanzleidigitalisierung mit dem beA verwechseln – beides ergänzt sich.
So unterstützt Sie 4lawyers
- Akten mit Beteiligten, Dokumenten und Verfahrensstand an einem Ort.
- Fristenkalender mit internen Hinweisen, Zeiterfassung und Rechnungen über 4invoices.
- Keine eigene Infrastruktur: Sie arbeiten im Browser.